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计算机论文

文档一体化管理的思路体现

时间:2021-05-07 21:03 所属分类:计算机论文 点击次数:

1、提高认识、统一思想是文件一体化管理的基本要求,文件一体化的本质是将各部门相对分散的独立文件和文件统一为有机整体实施集中管理.

这不仅可以加强档案部门对档案管理的先进控制,保证档案的质量,还可以实现档案数据的一次输入,多次利用,减少重复劳动,节省人力、财力、物理和时间.

但是,要真正实现文件一体化管理,对于文件相关人员,特别是文件部门的领导人,必须对文件一体化管理理念有全面、客观、科学的认识,达成共识:充分认识到一体化管理的真正受益者是文件相关人员本身,认识到新时期文件一体化的必要性和紧迫性,认识到这是时代赋予当今文件相关人员的使命,只有这样才能顺利推进文件一体化管理,加强自觉性,面对困难当然,信息化工作是一项长期复杂的系统工程,需要各部门投入必要的经费支持,折旧要求各部门逐渐增加文件管理部门的投入(包括人才、资金、设备等),实行文件事业经费,重视文件信息化建设,把文件信息化作为机构信息化建设的重要内容.

2、加强电子文件管理的标准化和规范化,文件一体化管理,使电子文件与电子文件的关系更加密切,将两者放在综合管理系统中,作为前后连接、相互影响的子系统,统一组织和控制整个文件生命周期的全过程.

由于档案管理与档案管理这种前后相承的关系,档案管理直接关系到档案管理的存在与发展,只有档案滚动标准化、规范化,才能顺利开展档案管理.

如果档案管理没有章可循,乱七八糟,可想而知档案管理的各个环节也会陷入乱七八糟的状态,这也会影响整个综合管理信息系统功能的效用.

因此,必须加强电子档案管理的标准化、规范化,严格规范表达档案内部特点和外部特点信息的各项数据,为更好的推行档案一体化管理服务.

作为文件工作者,应严格遵循《文件法》和《电子文件备案管理暂行办法》,参考《电子文件备案和管理规范》,对现行文件管理过程提出各种标准、规范、具体实施要求,促进稳定一体化管理的规范化和标准化.

3、加强训练和继续教育,提高文件人员的综合素质,文件一体化管理要求文件人员不仅要掌握文件学的基础理论知识和专业知识,还要掌握现代信息技术,熟练运用计算机和现代通信设备操作网络管理信息系统,要求文件人员不断调整自己的知识结构,提高技能,加强综合素质的培养.

不熟悉计算机,不了解网络知识,就不能接受文件一体化的管理构想,也不能开展电子文件的管理,也不能参加电子文件管理的全过程.

因此,加强文件信息化咨询和训练,继续教育现代文件管理专业知识和文件信息化技术知识,是文件部门迫在眉睫的任务,也是实现文件一体化管理的前提.

否则,进行前端控制,开展电子文档的完整性、有效性和安全性管理空话.

4、文件一体化管理构想,文件一体化强调电子文件全过程管理的连续性和信息记录的完整性,以确保有保存价值的电子文件为目的,从生成到生命周期活动过程结束的全过程,信息可以得到完记录和一致的保存.

文档一体化管理的构想体现在以下几个方面,

4.1管理构成的交互性

文件一体化最重要的特点是实现现行业务系统工作与文件工作的交流和交叉.

一方面,档案工作关人员可以从文件生成之日起开展鉴定、备案和备案后的管理,通过前端的参与和过程控制,加强社会积累财富的执行力,另一方面,开展现行业务活动的相关人员提高了对文件的认知度,不仅认识到,还要把有价值的文件完全备案,交给文件部门保管,同时,在开展现行业务活动的过程中,明确、注意积累,记录电子文件活动全过程中的重要信息和有价值的信息,确保电子文件的真实性和完整性.

管理过程的交互性加强了许多人在工作中的交流和交流,对形成有价值、完整、实际记录社会活动记录的电子文件具有非常重要的社会意义.

4.2应用系统的统一性.

文件一体化管理模式的实现是文件和文件共同依赖同一个管理信息系统,在同一组织的网络、服务器、数据库管理平台上运行,采用同一个数据、文件存储格式,管理文件和文件人员对信息系统的操作权限不同.

在文件的生成、处理、签字、审查等业务工作粗粒阶段,业务人员有权增加、修改、删除文件,但文件人员只有看、浏览的权限.

档案结束其现行期业务工作的火灾,进入档案阶段时,电子档案的档案管理人员进行筛选、整理,档案工作人员开始履行电子档案的鉴定职能和档案前的指导工作.

电子文件备案形成电子文件后,文件人员需要保管电子文件,文件没有形成单位和社会提供文件的服务和利用.

应用系统的统一性,在从档案到档案的转换过程中,不再需要数据转换和转移,保持了档案信息的真实性和完整性,同时降低了工作人员使用信息系统的复杂性,降低了使用中的错误发生率.